15/06/2018 Jasmin Pierstorff

Ein Mitarbeitermagazin online veröffentlichen? So klappt’s!

Mit einem digitalen Mitarbeitermagazin können Sie auf unkompliziertem Wege Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Stand in Ihrem Unternehmen informieren: Umsatzzahlen, personelle Änderungen oder auch die Weihnachtsfeier. Hier erfahren Sie, wie Sie erfolgreich Ihr eigenes Mitarbeitermagazin online veröffentlichen.

Mitarbeitermagazin: Was versteht man darunter?

Ein Mitarbeitermagazin dient ganz einfach der internen Unternehmenskommunikation. Beim sogenannten Corporate Publishing kommuniziert ein Unternehmen auf journalistische Art und in regelmäßigen Abständen über eigens produzierte Medien. Im Falle eines Mitarbeitermagazins beschränkt sich diese Art der Kommunikation auf die interne Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern.

Das Mitarbeitermagazin wird somit zum Bindeglied zwischen Belegschaft und Geschäftsleitung. Über folgende Themen können Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise in einem regelmäßig erscheinenden Magazin informieren:

  • aktuelle Entscheidungen der Geschäftsführungen
  • Neuigkeiten aus dem Unternehmen
  • personelle Veränderungen
  • Termine für gemeinsame Veranstaltungen (beispielsweise die Weihnachtsfeier)
  • gemeinsame Werte und Vorstellungen

Ein eigenes Mitarbeitermagazin trägt somit dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeiter stärker mit Ihrem Unternehmen identifizieren. Das erhöht die Loyalität Ihrer Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie Ihre Unternehmensziele teilen. Eine starke Mitarbeiterbindung ist schließlich entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Mitarbeiterzeitschrift erstellen: Kennen Sie diese 3 Einflussfaktoren?

Damit Ihr Mitarbeitermagazin ein voller Erfolg wird, sollten Sie ein paar wichtige Dinge beachten. Im Folgenden erfahren Sie, welche drei Erfolgsfaktoren beim Erstellen Ihres internen Magazins entscheidend sind.

Erfolgsfaktor #1: das Medium und die Botschaft

Eine gedruckte Mitarbeiterzeitung oder -zeitschrift (MAZ) ist lediglich ein Teil der internen Unternehmenskommunikation. In Verbindung mit digitalen Medien lässt sich ihre Wirkung erheblich verstärken: das Intranet, Weblogs oder Podcasts runden die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ab.

Entscheidend ist somit also der Medienmix. Außerdem kommt es auch auf die Botschaft an, die Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln möchten. Hier können Sie ganz einfach die jeweiligen Vorteile jedes Mediums nutzen:

  • die persönliche Kommunikation hat große Überzeugungskraft und ermöglicht direkte Reaktion,
  • digitale Kanäle können laufend aktuelle Nachrichten aussenden, wie ein interaktives PDF oder eine digitalisierte Zeitung,
  • gedruckte MAZ erreichen auch die Mitarbeiter, die nicht am PC arbeiten, und bieten Raum für Hintergrundinformationen und neue sowie strategische Unternehmensziele.

Erfolgsfaktor #2: Professionalität und Glaubwürdigkeit

Für welches Medium Sie sich auch immer entscheiden: Professionalität und Glaubwürdigkeit spielen eine große Rolle bei der internen Unternehmenskommunikation.

Mit einer professionellen Bild- und Textgestaltung erreichen Sie Ihre Leser besser; Glaubwürdigkeit in Stil und Inhalt stärkt Ihre Überzeugungskraft.

Besonders die Professionalität hat einen starken Einfluss darauf, wie fest Sie Ihre Mitarbeiter über das eigene Magazin binden können. Denn in einer Welt aus unzähligen Mediengattungen und der ständigen Reizüberflutung durch das Internet muss sich auch eine Mitarbeiterzeitschrift von der Konkurrenz abheben – am besten durch einen professionellen Look.

Zu einer professionell aufbereiteten Mitarbeiterzeitschrift gehören:

  • eine strategische Themenplanung,
  • übersichtliche Layouts,
  • unterschiedliche journalistische Formate innerhalb eines Magazins,
  • eine einheitliche Typografie,
  • gezielte Überschriften und Bildunterschriften,
  • qualitativ hochwertige Bilder,
  • Illustrationen und Infografiken, die den Text sinnvoll unterstützen,
  • handwerkliche Sorgfalt und
  • ein perfekter Druck.

Sie erreichen Ihre Ziele umso besser, je häufiger und konsequenter Sie diese Kriterien beim Erstellen Ihres Mitarbeitermagazins erfüllen. Deshalb lohnt es sich für Unternehmen, sowohl in kompetente Mitarbeiter zu investieren als auch für die technisch notwendige Ausstattung der beteiligten Akteure zu sorgen.

Erfolgsfaktor #3: Kontinuität

Eine kontinuierliche Erscheinung bindet Ihre Leser und verstärkt deren Loyalität. Wenn Sie Ihr Mitarbeitermagazin als strategisches Instrument nutzen möchten, macht eine MAZ Sinn, die mindestens viermal pro Jahr erscheint.

Informationen sind dann glaubwürdig, wenn sie mit einem Mindestmaß an Wiederholung vermittelt werden. Deshalb ist eine kontinuierliche Erscheinungsweise für Unternehmen besonders wichtig. Jährlich vier bis sechs Mitarbeitermagazine erreichen Ihre Mitarbeiter nachhaltig und stellen ein dauerhaftes Bindeglied innerhalb des Unternehmens dar.

Zusätzlich zum periodischen Mitarbeitermagazin können Sie aktuelle Nachrichten verbreiten, beispielsweise über das Intranet. Oder Sie nutzen die Vorteile eines digitalen Mitarbeitermagazins – dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Was sind die Vorteile eines digitalen Mitarbeitermagazins?

Ein digitales Mitarbeitermagazin bringt sowohl für den Leser als auch für den Herausgeber einige Vorteile.

Der Leser kann beispielsweise mit den Funktionen eines Flipbooks bequem von einer Seite zur nächsten gelangen, ähnlich wie bei einem gedruckten Magazin. Wichtig sind eine übersichtliche Vorschau und gut lesbare Seitenzahlen, damit sich der Leser jederzeit orientieren kann. Genauso können Lesemarken dabei helfen, bestimmte Textstellen mit nur einem Klick direkt wiederzufinden.

Bei einem digitalen Mitarbeitermagazin macht außerdem auch eine Suchfunktion Sinn. Mit ihrer Hilfe kann der Leser konkrete Schlagworte eingeben und spart so viel Zeit auf der Suche nach bestimmten Themen.

Das Magazin herunterzuladen und somit auch unterwegs zu lesen, ermöglicht dem Leser eine noch flexiblere Nutzung, beispielsweise über das Handy oder ein Tablet.

Für den herausgebenden Unternehmer bietet sich zudem eine erhebliche Kostenersparnis, wenn er auf den Druck des Magazins verzichtet und es stattdessen digital veröffentlicht.

Unternehmensinterne Magazine eignen sich zwar weniger, um Inhalte in sozialen Netzwerken zu teilen, jedoch können Mitarbeiter direkt Feedback geben. Außerdem können sie über externe Verlinkungen innerhalb des Magazins an weitere Informationen gelangen. Das erhöht noch einmal Ihre Glaubwürdigkeit und vertieft überdies das Wissen Ihrer Mitarbeiter.

Mitarbeiterzeitung erstellen & als PDF online veröffentlichen

Ein digitales Magazin können Sie ganz einfach selbst erstellen. Mit einem Tool wie zero1nk lässt sich beispielsweise auch ein gedrucktes Magazin im Handumdrehen digitalisieren und online verbreiten.

So geht’s:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Finden Sie vor der Erstellung Ihres digitalen Mitarbeitermagazins heraus, welche Wirkung Sie erzielen möchten. Worüber soll das Magazin informieren? Welche Themen sollen auf jeden Fall mit eingebaut werden? Soll das Magazin das gesamte Unternehmen umfassen oder nur Teilbereiche?

Schritt 2: Schaffen Sie Mehrwert für Ihre Mitarbeiter

Für Ihre lesenden Mitarbeiter sollte sich ein Mehrwert aus dem Lesen des Magazins ergeben. Mit gut aufbereiteten, wichtigen und konkreten Themen (Schwerpunkten) vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern Teilhabe am Unternehmen.

Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

  • Wie transparent sollten Informationen vermittelt werden?
  • In welchem Umfang wird beispielsweise über aktuelle Umsatzzahlen berichtet?
  • Welche Sprache nutzen Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern? Wird gesiezt oder geduzt?
  • Welche Textform bietet sich bei welchem Thema an?
  • Warum nicht einfach mal eine neue Personalie mit einem kurzen und knackigen Interview vorstellen?

Schritt 3: Denken Sie an das Zeitmanagement

Von der Idee über die Entwicklung bis hin zum Erscheinen des Mitarbeitermagazins werden einige Schritte durchlaufen. Deshalb ist es wichtig, für jede Aktion Zeit einzuplanen und das Management der einzelnen Aufgaben im Blick zu behalten.

Mit einem Zeitplan, der die verschiedenen Produktionsschritte beinhält, schaffen Sie sich einen Überblick. Hier lassen sich auch direkt alle Beteiligten mit einplanen – von der Grafik über den Text bis hin zu Interviewpartnern. Wichtig ist: Kommunizieren Sie Termine klar und deutlich und legen Sie Deadlines mit ausreichend Zeitpuffer fest.

Hier sollten Sie außerdem Zeit für die Korrekturschleifen mit einplanen. Es ist hilfreich, Inhalte mindestens ein- bis zweimal von anderen Personen gegenlesen zu lassen, um inhaltliche und grammatikalische Fehler zu vermeiden!

Schritt 4: Nehmen Sie sich Zeit für Grafik und Layout

Zum professionellen Eindruck eines Mitarbeitermagazins gehören auch eine entsprechende grafische Gestaltung und ein einheitliches Layout. Optimal ist es, wenn beides zu Ihrem Unternehmen passt, beispielsweise in der Verwendung der Farbe oder Schriftart. Das stärkt zusätzlich Ihre Firmenidentität und die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmen.

Hinzu kommt, dass ein gutes Layout ansprechend wirkt und Ihren Mitarbeitern ganz einfach Lust bereitet, die Inhalte zu Lesen. Deshalb kann es durchaus sinnvoll sein, in einen professionellen Grafikdesigner zu investieren. Äußern Sie Ihm gegenüber ganz klar Ihre Wünsche und Vorstellungen, um zeitfressende Korrekturschleifen zu vermeiden.

Sprechen Sie mit dem Grafiker über:

  • das Gesamtlayout (Anordnung der Texte, Fotos und Grafiken),
  • die Farbgestaltung und die Einbindung des Firmenlogos und
  • die Einhaltung des Corporate Designs zur Stärkung der Identität.

Schritt 5: Benutzen Sie ein geeignetes Tool

Am Ende steht eine fertige PDF, aus der Sie nun Ihr Mitarbeitermagazin erstellen können. Entweder lassen Sie die Datei drucken und erhalten somit ein Print-Magazin – oder Sie erstellen mit nur wenigen Klicks Ihr eigenes ePaper.

Ein passendes Tool wie zero1nk ermöglicht Unternehmen, Vereinen, Verlagen und anderen Organisationen, eigene Magazine zeitsparend und kosteneffektiv zu digitalisieren. Sie profitieren von zahlreichen Zusatzfunktionen, wie etwa der Verlinkung externer Seiten, dem “Blättern” zwischen einzelnen Seiten sowie einer Suchfunktion und einer Lesemarke.

Fazit: Mitarbeiterzeitung erstellen & online veröffentlichen

Ein Mitarbeitermagazin bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie können Ihre Mitarbeiter über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden halten, Ihre Unternehmensziele klar definieren und Ihre Arbeitnehmer stärker binden.

In digitaler Form ermöglicht eine solche Mitarbeiterzeitung (MAZ) außerdem, dass Ihre Mitarbeiter sich über ganz konkrete Themen informieren können, beispielsweise mithilfe einer Suchfunktion. Besonders interessante Artikel lassen sich mit einem Lesezeichen markieren und jederzeit wieder abrufen. Für Sie als Unternehmer bietet ein digitales Mitarbeitermagazin eine erhebliche Kostenersparnis (ohne Druck), jedoch mit der gleichen Effektivität bezüglich der Bindung Ihrer Mitarbeiter.

Bei der Entwicklung eines digitalen Mitarbeitermagazins sollten Sie zunächst Ihre Ziele und Themen klar definieren. Auch Grafik und Layout sollten einheitlich und professionell gestaltet sein. Die Texte sollten vor der Erstellung in eine PDF mehrmals korrigiert werden.

Ein passendes Tool wie zero1nk ermöglicht schließlich die Umwandlung einer PDF in ein fertiges Magazin. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie jetzt zehn Tage kostenlos!